Przejdź do treści
Kontakt

Case study - Urząd Miasta

Historia jednostki administracji publicznej

Dowiedz się, jak usprawnić komunikację w urzędzie i zwiększyć zadowolenie petentów z jakości i szybkości załatwianych spraw.

case study contact center w urzędzie miasta

O urzędzie

Naszym klientem jest urząd dużego miasta z licznymi jednostkami podległymi.

Urząd aktywnie wspiera rozwój społeczny i gospodarczy, koncentrując się na poprawie jakości życia obywateli. Angażuje mieszkańców w procesy decyzyjne, zapewniając dostęp do szerokiego zakresu usług i informacji online.

Główne potrzeby i wyzwania

Nasz klient, urząd miasta, zmagał się z wyzwaniami związanymi z obsługą dużego wolumenu zgłoszeń mieszkańców, zapewnieniem ich prywatności zgodnie z RODO, efektywnym zarządzaniem zadaniami pracowników oraz zapewnieniem szybkiego dostępu do informacji. Dostarczenie naszego systemu umożliwiło anonimizację danych w kontaktach, automatyzację podziału zgłoszeń według kategorii i lokalizacji, ułatwienie identyfikacji spraw przez pracowników, zarówno wewnątrz urzędu, jak i pracujących zdalnie, oraz szybką reakcję na zdarzenia i zlecenia. Nasze rozwiązanie usprawniło komunikację i zwiększyło efektywność pracy urzędu, odpowiadając na kluczowe potrzeby naszego klienta.

Wykorzystane rozwiązania

Systell Contact Center

Moduł RODO

CRM

IVR

Systell Contact Center

Implementacja systemu contact center zwiększa dostępność dla urzędu dla mieszkańców. Dzięki obsłudze telefonicznej, mailowej i SMS-owej, a także elektronicznemu obiegowi dokumentów i autoresponderom potwierdzającym odbiór, mieszkańcy mogą łatwiej i szybciej załatwić swoje sprawy. Funkcja możliwości oddzwaniania dodatkowo zwiększa efektywność komunikacji, zapewniając, że każdy wniosek zostanie należycie obsłużony.

systell contact center armatura
ochrona rodo w urzędzie

Moduł RODO

Systell wdrożył do systemu moduł RODO, dzięki któremu możliwe jest przechowywanie danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

CRM

Systell zapewnił urzędnikom możliwość dzwonienia bezpośrednio z okna CRM. Dodatkowo zabezpieczył możliwość wykonywania i odbierania połączeń bez względu na działanie CRM. To znacznie zwiększyło komfort komunikacji z mieszkańcami.

support case study armatura
ochrona rodo w urzędzie

Moduł IVR

W urzędzie został wdrożony system IVR, dzięki któremu próba nawiązania kontaktu przez mieszkańca zawsze kończy się sukcesem. System daje dzwoniącemu możliwość wyboru połączenia z konkretną komórką lub osobą w urzędzie.

-58%

Czas pierwszej odpowiedzi

91%

CSAT

35%

Wyższa wydajność

Korzyści po wdrożeniu

Wyższa efektywność urzędników

Dzięki automatyzacji powtarzających się procesów pracownicy mogą poświęcić czas na efektywną obsługę mieszkańców.

Lepszy kontakt z mieszkańcami

Udostępnienie nowych form kontaktu pozwoliło mieszkańcom na korzystanie z wygodniejszych opcji komunikacji, co wpłynęło na poprawę oceny obsługi klient

Wyższy poziom bezpieczeństwa

Zabezpieczenia zgodne ze standardami obowiązującymi instytucje publiczne.

Zapraszamy do kontaktu

Odpiszemy lub oddzwonimy jeśli zostawisz nam numer do kontaktu

    * Pole jest wymagane
    Pn-pt 8:00 – 16:00
    Systell Sp. z o.o. sp.k.
    ul. Wielka 18/10
    61-775 Poznań