Czy w dzisiejszych czasach tradycyjny faks jest jeszcze komuś potrzebny? Przeczytaj o zaletach usługi fax serwer nad analogowym faksem.
Do czego wykorzystywany jest serwer faksowy?
Serwer faksowy wykorzystywany jest do otrzymywania faksów i przekazywania ich na numery wewnętrzne lub bezpośrednio na skrzynki mailowe w formacie PDF. O ile np. w Niemczech nawet 2/3 firm wciąż korzysta z analogowego faksu, to w Polsce zauważalne jest przechodzenie na wersję cyfrową. Nowe technologie pozwalają na dużo wygodniejsze korzystanie z faksu. Ponadto fax serwer daje większe możliwości. Tradycyjna wersja może dostarczać dokumenty w rozdzielczości maksymalnie 400×400 dpi. Dokumenty przesłane przez serwer mają znacznie lepszą rozdzielczość. Ponadto, w przeciwieństwie do analogowej wersji, cyfrowy faks wysyła identyfikator nadawcy.
Fax serwer coraz częściej wykorzystywany jest w firmach, niezależnie od branży. Co ważne, korzystają z niego także urzędy. W prawie faks traktowany jest tak samo jak email. W większości przypadków nie ma znaczenia, czy jest on w wersji cyfrowej, czy papierowej.
Szybki dostęp do faksów, sprawny obieg dokumentów
Fax serwer szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, w których jest duży obieg dokumentów. Papierowe faksy tylko spowalniałyby pracę – pracownik ręcznie musiałby zeskanować dostarczony faks, podpiąć go pod odpowiedni rekord w systemie, lub przypisać do konkretnej sprawy klienta. Cyfrowa wersja faksu pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, lecz także zachować porządek w systemie. Serwer automatycznie przekieruje faks w odpowiednie miejsce, dzięki czemu odbiorca od razu otrzyma przesłaną wiadomość. Faks w formacie PDF to także wygoda dla innych użytkowników – jeśli np. prowadzone jest postepowanie reklamacyjne dla klienta, to każda osoba zaangażowana w proces nie tylko ma podgląd na dokument. Widzi także kiedy wiadomość została przesłana, kto i kiedy ją otwierał, oraz jakie nanosił notatki.
Wszystko to dzieje się automatycznie – odpowiednio skonfigurowany fax serwer rozdzieli dostarczone wiadomości do odpowiednich użytkowników. Równie wygodne jest korzystanie z usługi fax2email. Dzięki niej prześlesz swój cyfrowy faks bezpośrednio na adres email klienta.
Komfortowa praca z cyfrową wersją dokumentu
Przewaga usługi fax serwer nad jego tradycyjną wersją wydaje się niepodważalna. Zamiast segregowania papierów w teczkach, dużo wygodniej skorzystać z możliwości otrzymywania wiadomości w formacie PDF. Dokument w wersji cyfrowej to nie tylko wygoda z punktu widzenia systemu CRM (dostęp do dat, historii sprawy, notatek etc.). Korzyści płyną także ze względu na pracę na samym dokumencie. W każdej chwili możesz go wydrukować, edytować, czy nadpisywać. Następnie w równie łatwy sposób prześlesz go z powrotem do klienta za pomocą maila. W Polsce przywiązanie do faksu wciąż jest na wysokim poziomie. Warto zainwestować jednak w fax serwer – jest to opcja szybsza i dużo wygodniejsza.
