Back Office

co-to-jest-back-office -slownik-pojec-systell
 
 
 

Co to jest back office?


Mówiąc o organizacji pracy przedsiębiorstwa, możemy wyróżnić tak zwany back office i front office. Podział ten występuje w większości dużych firm i odnosi się do pełnionych funkcji i realizowanych obowiązków przez pracowników poszczególnych segmentów. Terminem front office określa się ten dział, który odpowiada przede wszystkim za kontakt z klientem – następuje tam interakcja pomiędzy klientem a pracownikiem firmy. Front office wiąże się z tym, co widoczne dla klientów, czyli z zewnętrzną częścią firmy. To działania, które mają bezpośredni związek z klientami, a zatem na przykład praca recepcji, sprzedaż, doradztwo czy serwis posprzedażowy. Z kolei back office to dział komplementarny w stosunku do front office. Realizowane są tam zadania wewnętrzne. Od back office zależy prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dział ten zajmuje się realizacją zadań, które są niezbędne dla właściwego funkcjonowania organizacji (tzw. core business). 


 

Jakie są zadania back office? 


Back office określany jest często pojęciem zaplecza administracyjnego firmy. Przez back office realizowane są funkcje, które wspomagają podstawową działalność firmy lub odbywające się w niej procesy pomocnicze. Procesy back office stanowią obszerną grupę działań. Wśród działań pracowników back office znajdują się między innymi: 

  • zarządzanie dokumentacją, informacją oraz danymi i koordynowanie ich poprawnego obiegu, 
  • bieżąca praca biurowa, 
  • księgowość i procesy finansowo-księgowe, 
  • działania związane z obsługą prawną, 
  • zarządzanie zasobami ludzkimi, 
  • produkcja oraz rozwój produktów, 
  • logistyka, 
  • działania magazynu, 
  • wsparcie IT. 

 

Procesy back office i ich outsourcing


W związku z tym, że firmy specjalizują się w określonym typie działalności i koncentrują na nim w celu zapewnienia najlepszej oferty swoim klientom, coraz częściej i coraz więcej działań back office realizowanych jest poprzez outsourcing. Jednostki realizujące zadania back office nie muszą być zlokalizowane wewnątrz siedziby przedsiębiorstwa, czy nawet zadania te nie muszą być wykonywane wewnętrznie, tj. przez pracowników danej firmy. Coraz więcej firm decyduje się na powierzenie zadań back office firmom zewnętrznym (które są wyspecjalizowane w określonych zadaniach), czyli outsourcing. Jakie działania back office często zlecane są na zewnątrz? Są to: 

  • fakturowanie oraz archiwizowanie dokumentów, 
  • czynności windykacyjne, 
  • obsługa informatycznych systemów CRM, 
  • dostarczanie aplikacji informatycznych, 
  • obsługa akt osobowo-płacowych. 


Dlaczego działania back office są ważne? 


Działania back office są niezbędne, by firma funkcjonowała prawidłowo i efektywnie oraz mogła zapewnić profesjonalną i sprawną obsługę klienta, a także współpracę z partnerami biznesowymi na najwyższym poziomie. Z tego względu bardzo ważne jest, by działania back office były wykonywane z należytą uważnością. Wpływa to nie tylko na prawidłowe działanie firmy, ale również na lojalność klientów, ich opinię o naszej firmie, relacje z partnerami biznesowymi i innymi podmiotami na rynku. Świadczy o wiarygodności i niezawodności firmy, a przede wszystkim zmniejsza szansę popełnienia błędów. Dzięki sprawnemu realizowaniu działań back office (w połączeniu z front office), firma może funkcjonować poprawnie oraz terminowo i wywiązywać się ze swoich zobowiązań. Co więcej, prowadzone w ramach działań back office analizy, raportowanie i gromadzenie danych dotyczących sprzedaży czy wydajności pracowników, stanowią cenne źródło informacji dla menedżerów. Dzięki tym informacjom mogą oni podejmować właściwe decyzje optymalizacyjne lub te, dotyczące kwestii związanych z podnoszeniem kompetencji zespołu. 


Cyfryzacja procesów back office 


Obecnie nasze otoczenie jest zdominowane przez nowoczesne technologie, rozwijające się w niesamowicie szybkim tempie. Coraz więcej procesów podlega automatyzacji, digitalizacji i cyfryzacji. W dobie tak diametralnych zmian, nie sposób nie wprowadzić ich w firmie. Tradycyjny sposób realizacji procesów back office, opierający się na dokumentacji papierowej, staje się coraz mniej efektywny – jest czasochłonny, obarczony ryzykiem błędów, a przede wszystkim generuje koszty, które mogłyby zostać zredukowane dzięki wprowadzeniu odpowiednich technologii.
 

Nowoczesne systemy IT, wspierające procesy wewnętrzne, mogą być stosowane w wielu obszarach: logistyce, administracji, dziale zakupów, dziale prawnym, HR, dziale finansowo-księgowym czy w marketingu.  Powodzenie firmy to między innymi sprawne współdziałanie procesów front office i back office. Wprowadzenie nowych technologii może zwiększyć skuteczność firmy, dzięki zapewnieniu wysokiej jakości realizowanych zadań. Właściwa praca back office to również ludzie. Ich praca, kompetencje i zaangażowanie są kluczowe dla właściwego funkcjonowania firmy. Technologie stanowią wsparcie w ich codziennej pracy.
 

Pomocnym narzędziem dla zespołu pracowników jest odpowiedni system ticketowy. Umożliwia on sprawną i uporządkowaną komunikację wewnętrzną. Dzięki niemu istnieje możliwość szybkiej wymiany informacji, obsługi zgłoszeń i rozwiązywania wszelkich problemów.  Sprawny back office to większa wydajność firmy, wykorzystanie jej potencjału, optymalizacja kosztów operacyjnych oraz zasobów przedsiębiorstwa. To lepsza jakość usług, stabilność organizacji, terminowość i efektywność pracowników. Wszystko to przekłada się na lojalność klientów, wynik finansowy firmy, a przede wszystkim na jej konkurencyjność, która jest kluczowa dla powodzenia na rynku. Z tego względu tak ważne jest właściwe zarządzanie strategią firmy i jej procesami wewnętrznymi.
 
 
 
Powiązane słowa:
 

First contact resolution (FCR)

Lead



Zapraszamy do kontaktu

doradzimy Tobie najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

kontakt-obrazek

      Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny lub mailowy w celu prezentowania ofert Systell. Dane administruje Systell Sp. z o.o. sp.k. w celu kontaktu telefonicznego lub mailowego w związku z zapytaniem. Masz prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu, wycofania zgody oraz złożenia skargi do UODO. Szczegóły w Polityce prywatności