Co to są wzorce wiadomości e-mail?
Wzorce wiadomości e-mail to inaczej szablony wiadomości zawierające elementy regularnie powtarzające się w korespondencji określonego przeznaczenia, np. w przypomnieniu o wizycie, powiadomieniu o czasowej nieobecności pracownika, wysyłce faktur, mailu reklamowym, wiadomości zawierającej ofertę firmy, itp.
Stałe komponenty maila mogą być różne. Wśród najbardziej popularnych znajdują się m.in.:- tytuł lub fragment tytułu maila,
- treść lub fragmenty treści,
- załączniki,
- stopka maila.
Wzorce zawierają też zmienne elementy maila umieszczone w nawiasach klamrowych, np.: {first name}. Taka postać zapisu nie jest widoczna dla odbiorcy wiadomości, a służy jedynie zaznaczeniu miejsca, w którym zostaną automatycznie umieszczone spersonalizowane dane.
Przykłady zastosowania wzorca wiadomości e-mail
Szablony maili są niezwykle popularne w biznesie. Powszechnie za ich pośrednictwem standaryzuje się stopki maili firmowych. Zwróćmy uwagę, że zwykle, bez względu na temat maila, stopki zawierają ustalone elementy, np. imię, nazwisko i stanowisko pracownika, dane kontaktowe, nazwę i adres firmy, logo firmy, adres strony internetowej, etc.
Wzorce mogą też być tworzone dla wiadomości o określonym przeznaczeniu. Wówczas standaryzacji podlega większa liczba komponentów maila, np. tytuł, treść, załączniki. Przykładami maili opartych o tego rodzaju wzorce mogą być:
- wiadomości powitalne kierowane do nowego klienta lub subskrybenta newslettera,
- przypomnienia o porzuconych koszykach,
- przypomnienia o wizytach i przeglądach,
- zawiadomienia o płatnościach (wysyłanie faktur elektronicznych),
- powiadomienia o nowych pozycjach w ofercie.
Zalety stosowania wzorców wiadomości
Wdrożenie wzorców wiadomości to dla firmy wymierne korzyści. Przede wszystkim stosowanie szablonów pozwala oszczędzić czas przeznaczony na ich każdorazowe układanie. Szablon daje nadawcy pewność, że ujął w wiadomości wszystkie niezbędne informacje (określone przez management), pozwalające odbiorcy właściwie zidentyfikować sprawę poruszaną w mailu, osobę, która do niego pisze i firmę, którą nadawca reprezentuje, a także kompletną treść odniesienia się do sprawy.
Wzorce są też elementem pozytywnego wizerunku firmy. Dobrze skomponowana, responsywna stopka, czy charakterystyczne dla marki fragmenty treści tworzą określony obraz firmy. Nie pozostawiają przypadkowi tego, co trafia do potencjalnych i obecnych klientów i jest przechowywane w ich skrzynkach często przez długie lata.
Z punktu widzenia klienta, szablony poprawiają szybkość reakcji na jego gest, np. na zapis do newslettera, zapytanie do produktu, etc. Wzorce z powodzeniem sprawdzają się również w przypadku informowania o czasowej nieobecności adresata maila. Pozwalają poinformować o sposobie i terminie załatwienia jego sprawy, czy przekazać kontakt do osoby zastępującej.
W ten sposób firma może zapewnić o swojej stałej gotowości do działania, dać poczucie bezpieczeństwa i komfortu obsługi, stworzyć wrażenie opieki nad klientem w każdym aspekcie.
Wzorce wiadomości w contact center
Contact center, jako narzędzie komunikacji wielokanałowej, korzysta w szerokim zakresie z różnego rodzaju wzorców maili. Mogą być one tworzone do wykorzystania w panelu agenta lub w kampaniach marketingowych.
Aby usprawnić pracę contact center wzorce zawierają zmienne uzupełniane automatycznie z rekordu, skryptu, sprawy, danych agenta obsługującego. Ponadto istnieje możliwość indywidualnego wypełniania elementów zmiennych danymi z listy wyboru.
Istotnym elementem wzorców jest tu treść maila, która powinna być atrakcyjna dla odbiorcy zarówno pod względem merytorycznym, jak i estetycznym. Dlatego oprócz możliwości planowania elementów składowych treści, możemy też zadbać o ich wygląd, m.in. przez: format czcionek, wprowadzenie tabel, wypunktowania oraz obrazów.
