Wideokonferencje to rewolucja w organizowaniu spotkań biznesowych. Poznaj wygodne rozwiązania, dzięki którym zaoszczędzić czas i zwiększysz efektywność pracy.
Dlaczego prowadzimy wideokonferencje?
Nie da się ukryć, że początek drugiej dekady XXI wieku pozostanie na długo w naszej pamięci. Pandemia COVID-19 sprawiła, że przyszło nam żyć w zupełnie nowej rzeczywistości. Dla większości z nas ten czas będzie kojarzył się wyłącznie negatywnie. Jednak można dostrzec też pozytywne strony. Okazuje się, że można do nich zaliczyć rozwój narzędzi do pracy zdalnej. Programy te umożliwiły wielu firmom działalność w okresie pandemii.
Krokiem milowym w kontekście pracy w ramach home office okazała się możliwość prowadzenia spotkań online, czyli wideokonferencji. Trudno wyobrazić sobie prowadzenie biznesu bez rozmów z klientami czy współpracownikami. Nic dziwnego, że wideokonferencje stały się fundamentem pracy zdalnej. Częstotliwość ich organizowania zgodnie z raportem opublikowanym przez platformę ClickMeeting zwiększyła się w trakcie kwarantanny aż 11-krotnie!1 Nie jest to jedynie „wynalazek” okresu pandemii. Popularność spotkań online sukcesywnie wzrastała z roku na rok w sektorach marketingu i sprzedaży oraz edukacji i szkoleń. Głównie ze względu na odległości czy pracę w systemie rozproszonym uczestników video calli.
Zalety wideokonferencji
Lockdown sprawił, że wideokonferencje w wielu przypadkach stały się jedyną możliwością komunikowania się i współpracy. Stąd też wielu z nas nie dostrzega zalet tego rozwiązania. Mocną stroną video calli jest skrócenie fizycznego dystansu między rozmówcami, co skutkuje oszczędnością czasu i pieniędzy. Brak konieczności przemieszczania się wiąże się z niższymi opłatami na paliwa i innymi wydatkami delegacyjnymi. Dodatkowo zyskujemy możliwość spotkania się nawet z kilkoma klientami jednego dnia!
Wideokonferencje zwiększają naszą efektywność, wydajność i produktywność. Wszyscy podczas spotkań online słyszą i widzą się, a dostępne narzędzia pozwalają na wyświetlanie prezentacji czy współpracę na jednym pliku. Pozwala to na uniknięcie niedomówień, czy powstania kilku wersji dokumentów dotyczących jednego projektu. Ponadto wideokonferencje można nagrywać. Dzięki temu materiał może zostać poddany głębszej analizie lub udostępniony osobom, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu.
Wady wideokonferencji
Video calle nie są rozwiązaniem bez wad. Niestety dla wielu firm barierą wdrożeniową może okazać się jakość posiadanych urządzeń. W tej sytuacji ujednolicenie zasobów sprzętowych w organizacji, tj. słuchawek czy kamer wydaje się być kwestią kluczową. Dodatkowo można pomyśleć o wzmocnieniu łącza internetowego, od którego uzależniona jest jakość strumieniowania połączenia.
Istotnym problemem są osobiste preferencje użytkowników. Niektóre osoby zdecydowanie lepiej czują się na osobistych spotkaniach niż przed ekranem swojego komputera. W tym przypadku konieczne jest przeprowadzenie szkoleń z obsługi oprogramowania czy instruktaż, w jaki sposób utrzymywać relacje biznesowe na odległość.
Co zrobić, aby przyspieszyć i uatrakcyjnić prowadzenie wideokonferencji?
Co dalej, w momencie gdy zadbamy o dobrej jakości sprzęt, łącze internetowe oraz przełamiemy bariery w prowadzeniu spotkań online? Nie pozostaje nam nic innego, jak wybór odpowiedniego oprogramowania dopasowanego do naszych potrzeb. Na rynku nie brakuje rozwiązań do obsługi wideokonferencji, dlatego aby skrócić czas poszukiwań przedstawimy nasze autorskie rozwiązanie.
Systell stworzył swój system wideokonferencyjny, który składa się z 6 intuicyjnych narzędzi:
- Wspólny widok przedstawienia prezentacji – bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania użytkownicy mogą wyświetlać prezentacje, tym samym uatrakcyjniać swoje wystąpienie przygotowanymi specjalnie ku temu materiałami.
- Udostępnianie ekranu innym – nasze oprogramowanie do wideokonferencji pozwala na prezentację obrazu z danego urządzenia wraz z możliwością przekazania innym użytkownikom zdalnego sterowania.
- Wzajemne przesyłania plików – uczestnicy spotkania mają możliwość przekazywania dokumentów, obrazów czy wideo. Zwiększa to produktywność współpracy zespołowej w ramach projektu.
- Wspólny czat – rozmowa, zadawanie pytań i reagowanie w czasie rzeczywistym, te wszystkie interakcje możliwe są bez konieczności wstawania od biurka.
- Interaktywna tablica – to funkcjonalność, która podczas wideokonferencji w jeszcze bardziej efektywny sposób pozwala na dzielenie się pomysłami czy przeprowadzanie zespołowej burzy mózgów.
- Narzędzie do zbierania opinii – nasz system do wideokonferencji daje możliwość oceniania wystąpień i analizowanie komentarzy przez organizatorów. Funkcja ta pozwala na wyciągnięcie wniosków i zniwelowanie błędów osób prowadzących spotkania.
Dlaczego warto wybrać Systell system wideokonferencyjny?
Przede wszystkim to proste w obsłudze oprogramowanie dostępne w przeglądarce, które wysyła do uczestników zaproszenia na spotkania. System nie wymaga zaawansowanych umiejętności technicznych czy osobnej instalacji. Dostępny jest także na smartfonach i tabletach. Aplikacja mobilna umożliwia nagrywanie spotkań i wysłanie sesji do osób, które nie mogły brać w niej udziału. Nasz program do wideokonferencji umożliwia zorganizowanie wartościowych webinarów. W trakcie wydarzenia uczestnicy mogą dzielić się spostrzeżeniami i zadawać pytania. Szczególną zaletą naszego oprogramowania jest czas jego wdrożenia. W ciągu 2 dni jesteśmy w stanie wyposażyć całą organizację w narzędzie, które pozwoli na komunikację i organizowanie spotkań bez względu na odległość.
Przeczytaj także:
Jak zorganizować pracę zdalną całego zespołu
