Jak zorganizować pracę zdalną całego zespołu?

Program do pracy zdalnej – sprawdź ofertę

Praca zdalna jeszcze nigdy nie była tak popularna, jak teraz. W 2019 roku w Polsce było zaledwie 0,5 mln pracowników zdalnych, którzy wykonywali swoje obowiązki z domu, z kawiarni czy z biura coworkingowego. W dobie koronawirusa pracują tak wszyscy, którzy mogą. Jeżeli home office i zarządzanie zespołem pracowników zdalnych to dla Ciebie nowa sytuacja, to przeczytaj nasz artykuł. W Systell od dawna wdrażamy zdalne rozwiązania i pomagamy naszym klientom pracować z dowolnego miejsca na Ziemi. Kluczem do efektywnej pracy zdalnej jest dobra organizacja. Dobra, czyli jaka?

 

3 mity na temat home office

 

1. Praca zdalna nie jest wydajna

 

I tak i nie. Wydajność nie zależy od samego środowiska pracy, ale od wewnętrznej motywacji, dobrej organizacji i sprawnej komunikacji w zespole. Można pracować po 8h w biurze i nie zrobić nic konkretnego, ale można też przez 3h działać w skupieniu w domu i wykonać wszystkie swoje obowiązki oraz zadania. 

 

Jak zwiększyć wydajność pracowników zdalnych?

Bądź elastyczny i ustal z nimi zakres obowiązków. W tym momencie ważniejsze niż odpracowanie 40h w tygodniu jest wykonanie wszystkich zamierzonych zadań. Pracownik może dzielić mieszkanie ze współmałżonkiem, z przyjaciółmi czy mieszkać z dziećmi. 

Jeżeli każdy musi pracować lub uczyć się zdalnie, to trudno zorganizować sobie środowisko pracy, które w 100% odzwierciedla biuro i jego codzienny tryb funkcjonowania. Weź to pod uwagę i skorzystaj z programów do pracy zdalnej, które usprawniają komunikację w zespole i pomogą kontrolować wykonywanie konkretnych zadań. 

Ze swojej strony polecamy wirtualne centrale telefoniczne, kompleksowe systemy contact center, a także takie narzędzia jak: Slack, Dokumenty Google, Trello, Jira, Asana czy Zoom.

Potrzebujesz profesjonalnego narzędzia do przeprowadzania tele- i wideokonferencji?

 

2. Zawodzi komunikacja

 

Kolejna obawa pracodawców i wielu pracowników to problemy komunikacyjne. Zarówno z klientem, jak i z resztą zespołu. Faktycznie home office nie pozwala na to, żeby podejść do kolegi z biurka obok i zapytać, go o dokumenty, o poradę czy o rozwiązanie problemu technicznego. Ale można na to spojrzeć też z drugiej strony. Każdy pracuje samodzielnie, więc może skupić się na swoich zadaniach bez rozpraszaczy. Z pewnością nie raz i nie dwa, ktoś wybił Cię z rytmu pracy i ze skupienia, gdy podszedł zapytać o jakąś mało istotną rzecz. 

Jak usprawnić komunikację zespołu zdalnego?

 

Wystarczy dobry program do pracy zdalnej. Spotkania całego zespołu można zorganizować jako wideokonferencje, a pytania, które wymagają natychmiastowej odpowiedzi, można zadać na czacie. Nieocenione są też takie rozwiązania jak WebRTC, które umożliwiają komunikację w czasie rzeczywistym z poziomu przeglądarki internetowej. To standard w Google, Microsoft czy Apple. Za sprawą tej technologii możesz skontaktować się z dowolnym pracownikiem za pomocą jednego przycisku. Ani Ty, ani Twój zespół nie musicie instalować kilku oddzielnych aplikacji do połączeń wideo, do komunikacji głosowej czy do wysyłania wiadomości.

 

3. Pracownik robi, co chce, nikt go nie kontroluje

 

Motywacja pracownika i zaufanie do niego to kluczowe kwestie. Jeżeli zespół nie widzi sensu w pracy i nie zależy mu na rozwoju firmy, to będzie działał nieefektywnie w biurze, jak i w home office. Ludzie lubią czuć, że ktoś na nich polega i powierza im ważne zadania do wykonania.

 

Jak monitorować pracę zdalną?

Program do pracy zdalnej czy narzędzia monitorujące czas pracy i wykonane zadania znacznie pomagają zorganizować home office. W zależności od tego, czy pracownicy korzystają ze sprzętu firmowego, czy z własnego, możesz wdrożyć aplikacje do podglądu i współdzielenia ekranu, narzędzia blokujące korzystanie z mediów społecznościowych w czasie godzin biurowych czy programy służące do śledzenia czasu pracy.

Pomocne będą kompleksowe systemy contact center i wirtualne centrale telefoniczne, w których automatycznie wygenerujesz raporty na temat efektywności konkretnych pracowników i prześledzić wykonane przez nich telefony, wysłane e-maile i inne kontakty z klientami czy ze współpracownikami.

 

5 rzeczy, o których musisz pamiętać, organizując pracę zdalną

 

1. Zapewnij pracownikom odpowiedni sprzęt i narzędzia do home office

 

Tak nagłe i masowe przejście na pracę zdalną sprawia niemałe problemy pracodawcom. Jako manager powinieneś zapewnić całemu zespołowi odpowiedni sprzęt i narzędzia do pracy. W zależności od zakresu działalności firmy są to m.in.:

•  laptop z dostępem do Internetu,

•  telefon firmowy,

•  zestaw słuchawkowy do call center,

•  program do pracy zdalnej, narzędzia i aplikacje do zarządzania zadaniami, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. system contact center, wirtualna centrala telefoniczna),

•  dostęp do zasobów firmowych w postaci dokumentów, baz wiedzy, wsparcia technicznego (np. przez połączenie systemu firmowego z Dokumentami Google, z Dropbox czy Slack),

•  procedury dotyczące pracy w trybie home office, wraz z jasnymi zasadami rozliczania pracy zdalnej oraz monitorowania postępów pracowników,

•  VPN z dostępem do Twoich serwerów, który zapewni bezpieczeństwo danych nawet podczas pracy z domu.
  
  

 

2. Upewnij się, że pracownicy mają przestrzeń i warunki do pracy zdalnej

 

Home office wymaga stworzenia wygodnej przestrzeni do pracy. Najlepiej byłoby, gdyby pracownicy wydzielili sobie miejsce w domu, które potraktują jako biuro. Dla niektórych będzie to stół kuchenny, dla innych biurko czy fotel w oddzielnym pomieszczeniu. Taka przestrzeń nie powinna kojarzyć się z wypoczynkiem i słodkim lenistwem na kanapie czy w łóżku, bo to nie sprzyja efektywności i skupieniu się na zadaniach. Jednak wiadomo, że nie każdy ma dobre warunki do pracy zdalnej. Wiele osób mieszka z innymi domownikami, w tym z dziećmi, które chcą się bawić, z chorymi rodzicami czy z przyjaciółmi, którzy też są zmuszeni do pracy zdalnej.

Na mocy specustawy z 2 marca 2020 roku każdy pracodawca może zlecić home office, ale jeżeli pracownicy nie mają odpowiednich warunków do pracy, może nakazać wykonywanie obowiązków firmowych z innego miejsca. Nie zawsze jest to koniecznością. Czasami wystarczy być elastycznym. Jeżeli charakter działalności firmy nie wymusza pracy w określonych godzinach, to ustal z pracownikami godziny pracy, które będą dla nich najbardziej elastyczne. Może niektórym będzie wygodniej wykonywać zadania wieczorem, gdy dzieci pójdą spać, lub z samego rana, gdy nikt inny nie zajmuje stołu kuchennego. 

 

3. Zadbaj o bezpieczeństwo

 

Niezależnie od tego, w jakim programie do pracy zdalnej pracują pracownicy, zawsze przetwarzają informacje firmowe, dane wrażliwe. Jeżeli cały zespół korzysta  z rozwiązań chmurowych, to warto uczulić wszystkich, aby wylogowywali się z systemu, gdy robią sobie przerwę, idą do kuchni po kawę czy pozostawiają laptopa bez opieki. Gdy wszyscy domownicy są w mieszkaniu, mogą zdarzyć się różne rzeczy. Nawet tak absurdalne, jak upuszczenie piłki na komputer czy przejście kota po klawiaturze i przypadkowe rozpoczęcie połączenia z klientem.

Kolejną kluczową kwestią jest szyfrowanie połączenia internetowego z pomocą VPN. Zadbaj o to, żeby członkowie zespołu pracowali w bezpiecznym środowisku, bez obawy, że sąsiad włamie się do sieci wi-fi czy haker wykradnie poufne dane.

 

4. Wybierz odpowiednie programy do pracy zdalnej

 

Istnieje mnóstwo programów do pracy zdalnej. Dość wymienić takie narzędzia jak: Dokumenty Google, Dropbox, Trello, Asana, Jira, Slack, Skype, Zoom, SendIT, User.com,  VPN, czy aplikacje do podpisywania umów zdalnie jak Autenti i Adobe Sign. Ogrom programów do home office może wywołać zawrót głowy. Zanim wybierzesz konkretne narzędzia, zastanów się, czego potrzebuje Twoja firma i jak może sprawniej funkcjonować w trybie zdalnym. 

•  Jeżeli prowadzisz biuro obsługi klienta, to nieoceniona będzie kompleksowa wirtualna centrala telefoniczna.

•  Jeżeli pracownicy muszą być w stałym kontakcie z klientami i każdego dnia wykonują mnóstwo zadań, telefonów, wysyłają wiele e-maili, to sprawdzi się system contact center.

•  Jeżeli wszyscy pracownicy działają niezależnie i każdy pracuje nad swoim projektem, to może wystarczą takie narzędzia jak Slack, Dokumenty Google i Trello.

•  Jeżeli zależy Ci na tym, żeby zespół był ze sobą w stałym kontakcie, to zadbaj o program do wideokonferencji i o wdrożenie czatu firmowego.

5. Stwórz procedury i standardy pracy zdalnej

 

Ograniczenia związane z koronawirusem to nowa sytuacja, w której wielu pracownikom trudno się odnaleźć. Tym bardziej, jeśli nigdy wcześniej nie korzystali z home office i dopiero teraz zaczynają używać programów do pracy zdalnej. Ułatwisz wszystkim codzienną pracę, jeżeli ustalisz standardy pracy i wdrożysz procedury, które staną się przewodnikiem dla pracowników.

Co możesz zrobić?

•  Określ potencjalne zagrożenia i ich rozwiązania, np. co zrobić, gdy zepsuje się firmowy laptop lub jak wykonać zadania w terminie, gdy pracownik będzie miał awarię sieci wi-fi.

•  Ustal, jak ma wyglądać praca i komunikacja całego zespołu. Z jakiego programu do pracy zdalnej mają korzystać, jak mają rozwiązywać problemy, jak mają zarządzać relacjami z klientami, jak zlecać przesyłki.

•  Wyjaśnij pracownikom, jak będziesz monitorował ich pracę i w jaki sposób będą rozliczani z wykonanych zadań.

•  Udostępnij pracownikom bazę wiedzę, w której będą mogli znaleźć wszystkie informacje dotyczące produktu, usługi, kontaktów z klientem czy z resztą zespołu. Pracując w trybie home office, nie można podejść do kolegi z biurka obok, ale można znaleźć odpowiedź na nurtujące pytanie w bazie wiedzy lub w ciągu kilku sekund skontaktować się ze współpracownikiem online.

•  Wspieraj i motywuj zespół. Niektórym może być trudno odnaleźć się w pracy zdalnej. Możesz stworzyć poradnik dla pracowników dotyczący zarządzania czasem, organizacji przestrzeni biurowej czy metod koncentracji.
  
  

 

Dobry program do pracy zdalnej to połowa sukcesu

 

Mamy nadzieję, że powyższe porady pomogą Ci lepiej zorganizować pracę zdalną całego zespołu. Jeśli poszukujesz dobrego i sprawdzonego programu do pracy zdalnej, który odpowie na Twoje potrzeby, to przetestuj naszą wirtualną centralę telefoniczną, program do wideokonferencji czy system contact center.

Jeśli nie wiesz, jakie rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie, napisz lub zadzwoń do nas. Chętnie doradzimy

.