Dlaczego i jak założyć infolinię, która przyniesie korzyści dla firmy?

Jak założyć infolinię

Dlaczego i jak założyć infolinię, która przyniesie korzyści dla firmy?

Jak założyć infolinię? Na co zwrócić uwagę, aby linia telefoniczna zapewniała zyski i pomagała w kreowaniu profesjonalnego wizerunku twojej firmy. 

 

Dlaczego firmy zakładają infolinie?

Posiadanie własnej infolinii obecnie jest stałym elementem składowym profesjonalnego wizerunku przedsiębiorstwa. Numer do linii telefonicznej zamieszczany jest na stronie internetowej, portalach społecznościowych i materiałach marketingowych. Początek „800” lub „801” często podkreśla prestiż firmy i jest wyznacznikiem profesjonalnej obsługi klienta. To właśnie spełnienie oczekiwań współczesnych klientów stanowi główny powód, dla których wiele marek decyduje się na założenie infolinii.

Standardem jest już profesjonalna zapowiedź, muzyka w trakcie oczekiwania na połączenie, którą usłyszą osoby dzwoniące. Podczas rozmowy z konsultantem nie powinno też dochodzić do problemów technicznych. Jakość połączenia bez względu na użyte urządzenie nie może się różnić pod żadnym względem. Możliwość realizacji przez infolinię rozmów za pośrednictwem telefonu stacjonarnego, komórkowego czy przez Internet daje gwarancję zachowania pełnej elastyczności i mobilności działania firmy. Obecni klienci wymagają jak największej dostępności biura obsługi klienta, często przez 24/7.

 

Główne korzyści dla firmy płynące z infolinii

Dzisiejsza infolinia to system. Ma on przede wszystkim ułatwić dzwoniącym kontakt w celu otrzymania jak najszybszej pomocy. Z kolei pracownikom biura obsługi klienta pozwala w zaoszczędzeniu czasu na zbędne rozmowy. Przemyślana linia telefoniczna gwarantuje płynne zarządzanie ruchem połączeń w biurze, jak i w pracy zdalnej. Infolinia umożliwia konsultantom odbieranie wielu rozmów jednocześnie. To też gwarancja, że każdy klient zawsze dodzwoni się do firmy. Wszystko za sprawą nieograniczonej liczby kanałów połączeń umożliwiających oczekiwanie na rozmowę z agentem.

Infolinia często oznacza dla firmy brak konieczności dokonywania inwestycji w dodatkowy sprzęt. Obecne systemy zawarte są w chmurze, a pracownicy mogą wykorzystywać do jej obsługi telefony komórkowe. Nawet te prywatne, wystarczy autoryzować numery w odpowiedzialnym za obsługę linii telefonicznej systemie. Oprogramowanie posiada też szereg funkcji do organizacji pracy. Zawarte w nim dashboardy zawierają bieżący podgląd połączeń, możliwość ich nagrywania, generowania statystyk i raportów.

 

Systell - systemy do budowania relacji z klientem

Zastanawiasz się jak założyć infolinię w swojej firmie? Nawiąż z nami kontakt! Pomożemy Ci skonfigurować dopasowany system infolinii.

 

Jak założyć infolinię?

Wyłącznie dobrze zaprojektowana infolinia nie sfrustruje klientów, a pracownikom nie będzie przysparzać dodatkowych problemów. Uruchomienie linii telefonicznej to rozbudowany temat, dlatego przed rozpoczęciem prac nad nią warto zastosować się do kilku wskazówek:

  • Dąż do prostoty – zbyt rozbudowane interaktywne menu może odstraszyć klientów. Maksymalnie uproszczona ścieżka pozwoli na szybkie połączenie z odpowiednim konsultantem. Przemyślane drzewko sprawi, że agenci nie będą zmuszeni przełączać osób dzwoniących do innych działów.
  • Sonduj potrzeby swoich klientów – systematycznie badaj zachowania osób dzwoniących, dzięki czemu dostosujesz infolinię do ich potrzeb. Analizuj pytania stawiane przez użytkowników, częściej wybierane pozycje umieść na wcześniejszych numerach.
  • Rozwiązuj problemy niezrealizowanych połączeń – wielu klientów może tracić cierpliwość i rozłączać się oczekując zbyt długo na rozmowę. Warto rozważyć uruchomienie usługi podającej orientacyjny czas zanim porozmawiają z agentem lub które miejsce zajmują w kolejce na połączenie.
  • Wystrzegaj się duplikatów w menu i reklam – infolinia nie ma dostarczać sfałszowanych statystyk. Pozycje w menu buduj wg schematu – „od ogółu do szczegółu”. Linia telefoniczna nie jest też miejscem do umieszczania komunikatów o promocjach. Atrakcyjne treści mogą zaburzyć prostotę drogi dzwoniącego do celu i wyprowadzić go z uwagi.
  • Pomyśl o rozwiązaniach zastępczych – jeśli nie planujesz zakładania całodobowej infolinii to skorzystaj z usług, które pozwolą klientom zostawić wiadomość, skierują ich do innych kanałów komunikacji lub dostarczą informacji, gdzie szukać rozwiązania problemów.
  • Postaw na automatyzację – dbaj o porządek i szanuj czas swoich pracowników. Przekierowania połączeń, kolejkowanie to ułatwienia nie tylko dla klientów, ale też dla konsultantów. Zminimalizują częstotliwość wykonywanych przez nich żmudnych i powtarzających się czynności.

 

Do czego można wykorzystać infolinię?

Firmowa infolinia oparta o funkcjonalności udostępniane w ramach wirtualnej centrali to podstawowy kanał informacyjny dla klientów. Agenci linii telefonicznej dostarczają niezbędnych informacji dzwoniącym na temat zakupionych przez nich produktów i usług. W ten sposób konsumenci mogą połączyć się z pracownikami helpdesk, aby uzyskać pomoc czy dokonać reklamacji.

Infolinia to doskonałe narzędzie do prowadzenia kampanii marketingowych. Nagrane komunikaty mogą pomóc w szerzeniu promocji, co w konsekwencji pozwoli zaoszczędzić czas pracy konsultantów. Infolinia obudowana szerokim zakresem funkcji wyeliminuje pomyłki, obsłuży klientów po godzinach pracy firmy zapewniając ciągłość jej działania.

 

 

Przeczytaj także:

Poznaj najważniejsze zasady i standardy profesjonalnej obsługi klienta



Zapraszamy do kontaktu

doradzimy Tobie najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

kontakt-obrazek

      Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny lub mailowy w celu prezentowania ofert Systell. Dane administruje Systell Sp. z o.o. sp.k. w celu kontaktu telefonicznego lub mailowego w związku z zapytaniem. Masz prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu, wycofania zgody oraz złożenia skargi do UODO. Szczegóły w Polityce prywatności