Firmy nie są w stanie funkcjonować bez dostępu do połączeń telefonicznych. Które rodzaje centrali telefonicznej zagwarantują dobrą telekomunikację w biurze?
Szczególnie polecamy listę dla managera, która pomoże Ci dokonać trafnego wyboru systemu call center i zmienić firmę w organizację przyjazną klientowi!
☝️Pobierając check listę, zyskujesz dostęp do mailowej serii edukacyjnej ,,Liderzy komunikacji”.
Jakie zadania wypełnia centrala telefoniczna w biznesie?
Obecnie nie w sposób wyobrazić sobie firmę, która nie kontaktuje się ze swoimi klientami, dostawcami przez telefon. Choć większość rozmów prowadzona jest przez smartfony, to nadal ważną rolę odgrywają centrale telefoniczne. Nie są one już tak mocno rozbudowane jak kiedyś, gdy zajmowały całe pomieszczenia i wymagały doświadczonych pracowników do obsługi. Znacznie większą popularnością od stacjonarnych rozwiązań cieszą się wirtualne rodzaje centrali telefonicznej. Przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego typu warto dowiedzieć się, na jakiej zasadzie działają.
Centrala telefoniczna w obecnych biznesach pełni funkcję głównego punktu telekomunikacyjnego firmy lub instytucji. Kieruje ruch wewnętrzny pomiędzy pracownikami oraz osobami spoza struktury. Niektóre rodzaje centrali telefonicznej wzbogacone są o dodatkowe funkcje, jak np. zapowiedzi głosowe, kolejkowanie, przekierowywanie połączeń czy wewnętrzną numerację. Dzięki temu praca konsultantów infolinii, helpdesku, reklamacji czy działu sprzedaży jest bardziej komfortowa w obsłudze klientów.
Tradycyjna centrala – zalety i wady
Możemy wyróżnić dwa rodzaje centrali telefonicznej: analogowe i wirtualne. Te pierwsze określane są mianem tradycyjnych. Połączenia w nich odbywają się fizycznie za pośrednictwem kabli i aparatów telefonicznych. Centrum zarządzania nimi spoczywa na barkach lokalnego operatora telekomunikacyjnego. Każdy z użytkowników analogowej centrali może korzystać m.in. z funkcji identyfikacji numerów, poczty głosowej, przekazywania i blokowania połączeń. Może też łączyć się z międzynarodowymi rozmówcami. Jakość połączeń stoi na wysokim poziomie, podobnie jak możliwość kontroli wewnętrznych procesów.
Wachlarz funkcjonalności tradycyjnej centrali jest dość ograniczony. Jej największą wadą są wysokie koszty inwestycji. Sprzęt do budowy centrali, same telefony i zatrudnienie ludzi odpowiedzialnych za ich serwisowanie wymaga dużych nakładów finansowych. Podobnie jak samo wdrożenie. Korzystanie z niej musi odbywać się fizycznie w biurze, dlatego nie sprawdzi się w pracy zdalnej. Każde nowe miejsce pracy wymaga poprowadzenia przewodu. Tego typu rodzaje centrali telefonicznej nie pozwalają na wiele integracji z innymi systemami. Jest to możliwe, ale łączy się to z koniecznością przebudowy sieci.
VOIP PBX – zalety i wady
Coraz popularniejszym rozwiązaniem staje się wirtualna centrala telefoniczna. Każde połączenie głosowe realizowane jest poprzez sieć internetową. Nie wymaga to nakładów w infrastrukturę lokalną, gdyż wykorzystywane są serwery operatora usługi. Dla jednych takie rozwiązanie może okazać się zaletą, dla drugich wręcz przeciwnie. System poza siedzibą firmy, w strukturach operatora bez dostępu dla pracowników może okazać się problematyczny. Rekompensuje to fakt konieczności dokonania niewielkich inwestycji. W tym przypadku wystarczy zakupić aparaty telefoniczne, aby ją uruchomić.
Te rodzaje centrali telefonicznej wykorzystujące technologię VOIP gwarantują coraz lepszą jakość połączeń. Choć ta uzależniona jest od przepustowości łącza internetowego. VOIP PBX nie wymaga zatrudniania administratorów czy indywidualnej certyfikacji bezpieczeństwa. Elastyczność i szybki czas wdrożenia jest dopasowany do dynamicznie rozwijających się biznesów. VOIP PBX to wiele możliwości optymalizacji, automatyzacji i dodatkowych funkcji. Swobodnie z niej mogą korzystać zdalni pracownicy, jednak muszą mieć dostęp do stabilnej sieci internetowej.
IP-PABX – przeznaczenie prywatnej centrali telefonicznej
Internet Protocol Private Automatic Exchange jest nowoczesnym systemem telekomunikacyjnym wykorzystującym protokół IP do sygnalizacji SIP. To prywatna, abonencka centrala telefoniczna oferująca wiele zaawansowanych usług. Dostosowana jest do dzisiejszych biznesów oraz integracji z systemami CRM lub ERP. Pozwala wygenerować duże oszczędności na połączeniach telefonicznych w oparciu o firmowy system telekomunikacyjny. Również w tym przypadku nie są wymagane duże inwestycje na zakup fizycznych urządzeń czy ponoszenie kosztów bieżącego utrzymania.
Te rodzaje centrali telefonicznej w całości zarządzane są poprzez panel online. Firma wykorzystująca IP-PABX płaci jedynie za konta użytkowników centrali i usługi dodatkowe, które są wykorzystywane. To obecnie najbardziej zaawansowana technologicznie centrala. W zestawieniu z VOIP umożliwia osiągnięcie najwyższej jakości poziomu połączeń głosowych. IP-PABX można łączyć także z infrastrukturą analogową. Tak naprawdę centrala może być zainstalowana jako:
- dedykowane urządzenie,
- centrala telefoniczna w chmurze połączona tunelem VPN,
- wirtualna maszyna na serwerze,
- serwer z zainstalowanym oprogramowaniem PBX.
To rozwiązanie dla każdej firmy, niezależnie od wielkości struktury.
Wszystkie rodzaje centrali telefonicznej mają swoje wady i zalety. Wybór odpowiedniego typu uzależniony jest od potrzeb i możliwości finansowych firmy. Jeszcze kilka lat temu centrala tradycyjna swoją jakością połączeń pozostawiała w tyle rozwiązania wirtualne. Dziś połączenia internetowe są bardziej wydajne i z powodzeniem VOIP czy IP-PABX wypierają droższe i trudniejsze w utrzymaniu centrale. Tym samym nawet duże korporacje rezygnują z własnej infrastruktury na rzecz telefonii wirtualnej.
Check lista – Jak Przygotować się do Wyboru Oprogramowania Call Center
Wybór odpowiedniego systemu call centre jest strategicznym działaniem z punktu widzenia rozwoju i prawidłowego funkcjonowania nowoczesnej frimy. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojej organizacji. Pobierz check listę – Jak przygotować się do wyboru oprogramowania call center? 👇👇👇
