Wirtualna centrala to idealny sposób na pełną kontrolę nad przebiegiem i kosztami połączeń. Które jej funkcje przydadzą się Twojej firmie?
Kiedyś drogie i dostępne dla nielicznych rozwiązanie, dziś będące w zasięgu każdej organizacji. Bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy można odmienić swoją tradycyjną centralę telefoniczną w nowoczesne i proste w obsłudze narzędzie. Implementacja wirtualnej centrali technologii VOIP to sposób na usprawnienie komunikacji nie tylko z klientami, ale też pomiędzy pracownikami. Czym jest wirtualna centrala? Które z jej funkcji ułatwiają życie przedsiębiorcom?
Wznieść swoją komunikację telefoniczną na wyższy poziom!
Jeszcze do niedawna wszystkie telefony w firmie łączyło rozwiązanie „landline”. Klasyczne przewody oraz telefony w ramach jednej sieci były zarządzane przez operatora telekomunikacyjnego. Koszty korzystania z takiej infrastruktury odzwierciedlone były w zakupie kabli, aparatów telefonicznych oraz w płatności miesięcznych rachunków. Dodatkowo instalacja wymagała również stałej kontroli specjalisty, opiekuna sieci reagującego na wszelkie usterki. Brzmi dość skomplikowanie, prawda? Jednak obecnie tradycyjne centrale telefoniczne odchodzą w zapomnienie na rzecz tych wirtualnych wykorzystujących technologię VOIP.
To rozwiązanie funkcjonujące w chmurze, którego głównym zadaniem jest zarządzanie usługami telefonicznymi oraz połączeniami w firmie. Ustawienia funkcji i schematów wirtualnej centrali odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej i dedykowanego panelu. Pozwala to na nieograniczone możliwości zaprojektowania infrastruktury i dostosowania jej do własnych potrzeb. Zarządzanie chmurową centralą nie wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej, a tym samym angażowania specjalisty IT.
Funkcje wirtualnej centrali telefonicznej ułatwiające życie przedsiębiorcom
Telefonia wirtualna oparta o VOIP to szereg prostych w obsłudze rozwiązań usprawniających zarządzanie połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi w firmie. Jakie są główne atuty tej usługi?
Konsultanci zyskują opcję realizacji połączeń z dowolnego miejsca. Zwiększa to ich możliwości pracy w trybie zdalnym. Wystarczy dostęp do Internetu, a pracownik może realizować połączenia przy użyciu dedykowanych aparatów, laptopa z aplikacją VOIP czy smartfona. Co ważne nie ma konieczność decydowania się na wybór tylko jednej z tych opcji. Dany numer przypisany do pracownika przenosi się wraz z nim!
Wirtualna centrala telefoniczna pozwala na korzystanie z numerów z dowolnego miasta, a nawet kraju, bez względu na lokalizację siedziby firmy. Tę funkcję można wykorzystać w celu zwiększenia wiarygodności w aspekcie lokalności posługując się adekwatnymi do tego numerami.
3. Niski koszt abonamentu i połączeń
Z racji wysokich kosztów tradycyjna centrala telefoniczna była używana wyłącznie przez duże firmy i instytucje. Tymczasem ta wirtualna, wykorzystująca VOIP jest osiągalna nawet dla mikrofirm oraz startupów. Cena pakietu zawierającego podstawowe funkcje to koszt około 50 zł netto / miesiąc. Warto wspomnieć, że połączenia wewnętrzne w ramach VOIP są bezpłatne!
4. Kolejkowanie połączeń
VOIP umożliwia sprawne zarządzanie połączeniami. Daje możliwość ustawienia dzwoniących w kolejce do poszczególnych pracowników firmy. Odbieranie połączeń będzie odbywać się według ustalonego schematu. Klienci nie usłyszą sygnału zajętości, a dowiedzą się, które miejsce obecnie zajmują w kolejce.
5. IVR
Wirtualna centrala telefoniczna oparta jest na tzw. drzewku połączeń. Zyskujemy, dzięki temu pełną elastyczność ustawiania schematu odbierania i przekierowywania połączeń przychodzących. Dzwoniący za pomocą wygenerowanych komunikatów dokonują wyboru tonowego, aby połączyć się z konkretnym działem lub konsultantem. Możliwe jest też ustawienie powiadomień poza godzinami funkcjonowania firmy.
6. Telekonferencje
Centrala w chmurze pozwala prowadzić rozmowy nie tylko 1 na 1, ale w większym gronie. Wykorzystuje wirtualny pokój, który pozwoli na komfortowy kontakt z każdym z rozmówców.
7. Nagrywanie rozmów
Każde zrealizowane połączenie w ramach technologii VOIP można ponownie odsłuchać i zachować. Nagrana rozmowa może posłużyć jako materiał szkoleniowy bądź treść dotycząca strategicznych kwestii. Dokonywanie jej weryfikacji przez trenera czy przełożonego to kwestia dosłownie kilku kliknięć.
Wpływ wirtualnej centrali telefonicznej na rozwój firmy
Wykorzystanie technologii VOIP do zarządzania systemem telekomunikacyjnym jest nie tylko tańsze, ale szybsze, wygodniejsze i bardziej profesjonalne. Wirtualna centrala telefoniczna to dzisiejszy symbol elastyczności i prostej mobilności usługi. To doskonałe rozwiązanie, które ma znaczenie w sytuacji trwającej pandemii, jak i przy zmianie siedziby firmy. W oparciu o model chmurowy możliwe jest funkcjonowanie firmy w systemie rozproszonym. Oprócz tego, wdrożenie pozwala zwiększyć zadowolenie wśród klientów.
Dla nich rozmowa z contact center stanie się szybsza i bardziej komfortowa. Dobrze przemyślana i zaprojektowana wirtualna centrala telefoniczna pozwala też zorientować się na potrzeby szkoleniowe pracowników w każdej branży. Przeniesienie aktualnie używanych numerów stacjonarnych to kwestia wypełnienia odpowiednich dokumentów, a resztą zajmą się nasi specjaliści. Zapraszamy do przetestowania usług wirtualnej centrali telefonicznej!
