Telekonferencje internetowe
Telekonferencje internetowe obejmują konferencje telefoniczne przez Internet, wideotelefonię, konferencje internetowe odbywające się w przeznaczonych do tego aplikacjach. Telefonia internetowa polega na prowadzeniu telekonferencji przez Internet, Rozległą Sieć Komputerową (WAN). Jedną z kluczowych technologii w tym obszarze jest protokół Voice over Internet Protocol (VOIP). Wiele firm oferujących usługi telekonferencyjne oferuje właśnie usługi telekonferencji VOIP. Umożliwiają one korzystanie z Internetu do prowadzenia rozmów telekonferencyjnych z wykorzystaniem technologii telekonferencji VOIP. Chociaż telekonferencje stacjonarne wciąż istnieją, prowadzenie spotkań online lub za pomocą VoIP jest obecnie coraz częściej preferowane przez firmy.
Typy telekonferencji
Istnieje wiele rodzajów usług telekonferencyjnych, jednak można je podzielić na dwie główne grupy: audio (tylko dźwięk) lub wideo. Telekonferencja może być konferencją audio, w której uczestnicy konferencji komunikują się za wyłącznie za pośrednictwem kanału dźwiękowego – jedynie słyszą swój głos. Przy większym wyposażeniu i specjalnych aranżacjach telekonferencja może być konferencją, zwaną wideokonferencją, podczas której uczestnicy mogą ponadto oglądać siebie nawzajem. Dzięki wideokonferencjom możliwe jest uzyskanie obrazu wideo na żywo od innych uczestników. Konferencja taka przypomina bardziej spotkanie na żywo twarzą w twarz niż rozmowę telefoniczną. Wideokonferencja daje również dostęp do różnego typu narzędzi umożliwiających współpracę. Uczestnicy mogą na przykład skorzystać z funkcji udostępniania ekranu, aby wyświetlić prezentację multimedialną i w łatwy sposób zilustrować punkty dyskusji lub inne materiały, którymi chcą podzielić się z innymi. Wideokonferencje są preferowane w przypadku spotkań wymagających pomocy wizualnych, takich jak seminaria, szkolenia czy różnego typu prezentacje.
Telekonferencje mogą przybierać postać spotkań o charakterze bardziej formalnym i oficjalnym. Mogą być to spotkania organizowane przez różnego rodzaju instytucje rządowe bądź jako spotkania odbywające się w środowisku biznesowym. Mogą brać w nich udział przedstawiciele różnych firm, omawiając kluczowe dla obu stron przedsięwzięcia, decyzje czy warunki współpracy. Telekonferencje mogą również przybierać mniej formalny charakter. Na przykład wtedy, gdy odbywają się wewnątrz firmy, w środowisku osób o raczej bliższych stosunkach zawodowych.
W jakim celu organizuje się telekonferencje?
Usługi telekonferencyjne są wykorzystywane przez firmy do zdalnych spotkań, współpracy lub prezentowania informacji. Dzięki nim skracamy czas i zmniejszamy koszty podróży służbowych, które musiałyby zostać poniesione w przypadku spotkań odbywających się na żywo. W zależności od aplikacji służącej do przeprowadzania telekonferencji, istnieje wiele dodatkowych funkcji, z których mogą skorzystać uczestnicy spotkania. Do ważnych zalet telekonferencji zaliczyć można opcję nagrywania spotkań, co jest szczególnie przydatne w przypadku szkoleń i daje możliwość ponownego obejrzenia materiału w celu jego utrwalenia. Wśród innych przydatnych funkcji można również wskazać opcję wysłania prośby o zabranie głosu, którą użytkownik może zgłosić w trakcie spotkania, gdy nie chce przerywać osobie wypowiadającej się w danej chwili. Niektóre aplikacje umożliwiają prowadzenie równocześnie czatu, co jest przydatne dla moderatora dyskusji, który może zanotować pytania pojawiające się w trakcie spotkania. Stanowi to również kanał komunikacji w sytuacji problemów technicznych.
Zalety telekonferencji
Coraz więcej firm zaczyna doceniać telekonferencje i preferować je bardziej niż spotkania na żywo. Jakie są główne zalety tego rozwiązania? Są to przede wszystkim:
- Opłacalność i oszczędność kosztów – dzięki telekonferencjom możliwe jest uniknięcie kosztów transportu zespołu, który nie musi uczestniczyć w spotkaniu na żywo. Oszczędności kryją się również w dodatkowych rachunkach. Takich jak np. media, ewentualny wynajem lokalu, prąd czy poczęstunek. Wystąpiłyby one sytuacji organizowania spotkania na miejscu.
- Oszczędność czasu – w przypadku telekonferencji, często nie trzeba planować ich z dużym wyprzedzeniem oraz spędzać wiele czasu na przygotowaniach do spotkania. Oczywiście wymaga ona przygotowania merytorycznego. Jednak w celu samej organizacji wystarczy wysłać wiadomość e-mail z zaproszeniem i wykonać połączenie o ustalonej porze. Czas oszczędzą również wszyscy uczestnicy, którzy nie będą musieli poświęcić go na transport na miejsce spotkania. Będą za to mogli spożytkować ten czas na inne ważne czynności.
- Łatwa współpraca – możliwość korzystania z różnorodnych narzędzi służących do współpracy, takich jak na przykład udostępnianie ekranu, czy przesyłanie plików. Dzięki temu dzielenie się materiałami oraz pomysłami staje się prostsze. Prowadzący ma również pewność, że uczestnicy mają przed oczami właściwy – ten sam – fragment prezentacji.
- Nagrywanie spotkań – konferencja, zarówno wideo, jak i audio może zostać nagrana. Dzięki temu uczestnicy spotkania nie muszą skupiać się na robieniu notatek, gdyż mają możliwość powrotu do spotkania w dowolnym momencie już po jego zakończeniu.
- Mobilność i elastyczność – wirtualne telekonferencje mogą odbywać się za pośrednictwem wielu różnorodnych urządzeń. Uczestnicy mogą korzystać z telefonu, tabletu lub komputera w dowolnym miejscu i czasie.
Telekonferencje wewnątrz firmy
Pozostawanie w kontakcie ze swoim zespołem jest niezbędne, aby mieć pewność, że jego członkowie pracują efektywnie. W szczególności wtedy, gdy pracują w domu. Jeśli prowadzenie spotkań twarzą w twarz jest niemożliwe, warto w takiej sytuacji zorganizować telekonferencję. Dzięki temu pozostaniesz w kontakcie z zespołem, dowiesz się jak sobie radzi oraz przede wszystkim otrzymasz informacje o tym, czy nie zmaga się z problemami i nie potrzebuje pomocy.
Przeczytaj o naszym rozwiązaniu do wideo- i telekonferencji w 1!
System contact center umożliwia przeprowadzanie telekonferencji, wideokonferencji, czy webinarów, daje możliwość zarządzania nimi z jednego panelu. Zbiera kontakt z klientem z różnych kanałów komunikacji. Zachowuje historię połączeń, pokazuje natężenie ruchu telefonicznego oraz raporty i statystyki z podziałem na poszczególne działy.
Powiązane słowa:
Wirtualna centrala telefoniczna
