Workforce Management to przydatne narzędzie do zarządzania pracownikami w przedsiębiorstwie. Sprawdź, jakie są korzyści z jego korzystania i jakie pełni funkcje.
Co to jest Workforce Management?
Workforce Management (ang. zarządzanie personelem) to proces, który ma na celu zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie w celu uzyskania maksymalnie wysokiej wydajności pracy. Proces ten polega na ustalaniu i wdrażaniu priorytetów związanych z organizacją pracy. Zarządzanie zasobami ludzkimi opiera się między innymi na analizie danych pracowników, ewidencjonowaniu czasu pracy czy wyznaczanie kierunków działania w oparciu o przepisy prawa. Proces ten służy do zmaksymalizowania wydajności pracowników i podnoszenia ich kompetencji.
Pod pojęciem Workforce Management może kryć się także rodzaj oprogramowania komputerowego lub webowego. Może być także częścią większego oprogramowania (np. system CRM), którego jedną z funkcji jest zarządzanie kadrą pracowniczą. Niektóre typy programów Workforce Management, pozwalają także na aktywny udział pracowników w procesie zarządzania – przykładem może być platforma do zgłaszania urlopów oraz innych nieobecności w pracy.
Dlaczego system do zarządzania personelem jest stosowany w firmach?
Dostęp do systemów zarządzania personelem pomaga pracownikom oraz kadrze zarządzającej we wzajemnej komunikacji. Dzięki łatwemu dostępowi przez stronę www lub aplikację mobilną, pracownicy mogą otrzymywać harmonogramy pracy, czy mogą zgłaszać wnioski urlopowe. Przedsiębiorstwa coraz częściej sięgają po tego typu oprogramowanie również dlatego, że w prosty sposób mogą przydzielać pracownikom poszczególne zadania. Dzięki odpowiednio skonstruowanemu systemowi Workforce Management, w oparciu o zbierane dane można zarządzać także premiami, czy nagrodami dla najlepszych pracowników.
Dzięki oprogramowaniu wspierającemu zarządzanie kadrami, pracownicy mogą komunikować się z przedsiębiorstwem w sprawach kadrowych i płacowych. Mają także zapewniony dostęp do najnowszych przepisów, regulaminów i innych formalności pracowniczych. Workforce Management ma na celu usprawnienie wszystkich procesów związanych z kontaktem na linii pracownik – pracodawca, dzięki czemu efektywność kadry zarządzającej jak i samych pracowników poprawia się.
Funkcje Workforce Management
Tworzenie harmonogramów – jedną z najważniejszych funkcji Workforce Management jest ustalanie i przydzielanie harmonogramów dla pracowników. Dostęp do bazy danych obecności i kompetencji poszczególnych osób jest szczególnie pomocny w jego tworzeniu.
Monitorowanie czasu pracy – za pomocą odpowiedniego oprogramowania w prosty sposób można zbierać dane dotyczące czasu pracy, co pozwala na zapobieganie tworzenia się braków kadrowych.
Zarządzanie wnioskami urlopowymi – aplikacje do zarządzania kadrami mają możliwość zautomatyzowania procesu wnioskowania o urlopy, co znacznie usprawnia wymianę informacji między pracownikami a pracodawcami.
Monitorowanie czasu nadgodzin – dzięki wprowadzeniu zarządzania personelem w prosty sposób rozliczysz dodatkowy czas pracy swoich pracowników.
Analizy i raporty – kadra zarządzająca dzięki dostępowi do danych, może w czasie rzeczywistym reagować na nieobecności. Dzięki dostępowi do panelu statystyk i raportów, kierownicy mogą analizować i zapobiegać podobnym sytuacjom w przyszłości.
Zgodność z przepisami prawa – stosowanie tego narzędzia pozwala na zarządzanie zgodnie z przepisami.
Szkolenia – za pomocą oprogramowania w łatwy sposób zapiszesz na szkolenie konkretną grupę pracowników, w celu podniesienia ich kompetencji.
Rekrutacja – Workforce Management pomaga zaplanować spotkania rekrutacyjne i zaplanować kolejne kroki odnośnie rekrutacji.
Korzyści stosowania Workforce Management
Wśród korzyści wymieńmy przede wszystkim usprawnienie procesu komunikacji między kadrą zarządzającą a pracownikami. Usprawnienie procesów związanych z ustalaniem i monitorowaniem czasu pracy pozwolą z wyprzedzeniem planować ruchy kadrowe. Dzięki wykorzystaniu tych procesów, optymalizujesz czas i koszty pracy. Zmniejszeniu ulegają także koszty administracyjne, ponieważ procesy związane z kadrami czy zarządzaniem są szybsze i prostsze. Dużo łatwiej zadbasz też o działanie zgodne z przepisami oraz zbudujesz pozytywny wizerunek firmy wśród pracowników.
