Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.Zamknij
Zadzwoń do nasPN-PT 8:00-17:00

Szukasz systemu Contact Center?

Sprawdź nasze rozwiązania. Zapraszamy do kontaktu.

 
 
 

Układanie grafików pracy call-center może być szybkie i łatwe

2016-10-12|Manitu radzi

Układanie grafików pracy  jest zadaniem pochłaniającym comiesięcznie cenny czas kierowników, kadrowych  call-center. Poza czasochłonnością, zadanie grafikowania wiąże się także ze sporą odpowiedzialnością: błędy w grafikach mogą skutkować niewydolnym działaniem firmy prowadzącym do strat finansowych, a w przypadku pracowników etatowych konsekwencją pomyłek mogą być kary nałożone przez Państwową Inspekcję Pracy.

 

Jak szybko i bezpiecznie uporać się z kłopotliwym planowaniem pracy? Polecamy korzystanie z profesjonalnych systemów do planowania grafików, dzięki którym skutecznie i bezbłędnie można ułożyć grafik.

 

Automatyczne układanie grafików. Kluczową funkcją systemów, jest automat układający grafiki uwzględniając wymaganą frekwencję pracowników na zmianach, plany urlopowe, prawo pracy, preferencje pracowników, dodatkowe wymagania kierowników i pracodawcy. Dzięki automatowi mamy gwarancję poprawnego uwzględnienia wymagań grafikowych i oszczędzamy czas poświęcany na planowanie.

 

Realizacja grafików. Grafik pracy w trakcie miesiąca wymaga aktualizacji, po to, żeby uwzględnić zdarzenia losowe jak choroba pracownika czy nieplanowane zwiększenie natężenia obsługiwanych połączeń. Narzędzie pozwala w łatwy sposób nanosić korekty na grafik w trakcie jego realizacji i automatycznie udostępniać zmiany pracownikom. System zachowuje też grafik pierwotny i pozwala, dzięki funkcji budowania kolejnych wersji  tworzyć dowolną liczbę grafików roboczych (nieoficjalnych) i publikować wybrane grafiki pracownikom.

 

Obsługa rotacji pracowników. Do charakterystyki pracy  call-center należy niewątpliwie duża rotacja pracowników,  w związku z tym, system do grafikowania powinien pozwolić na szybkie i łatwe wprowadzanie zmian kadrowych przy jednoczesnym zachowaniu grafików archiwalnych. System zachowuje grafiki byłych pracowników na potrzeby kontroli oraz zapewnia łatwość wprowadzania nowych pracowników, dzięki czemu rotacja jest prosta w obsłudze.

 

 

Wymagane kompetencje na zmianach. Częstą potrzebą call-center jest zapewnienie na zmianie odpowiedniej kombinacji pracowników z różnymi kompetencjami. Przykładem może być liczebność obsady front-office w stosunku do back-office, lub wymaganie minimalnej liczby doświadczonych specjalistów w stosunku do stażystów. Ponadto każdy pracownik może posiadać kilka kompetencji np. do obsługi zarówno front jak i back-office, ale ze zróżnicowanym doświadczeniem na tych stanowiskach. System do planowania grafików musi uwzględnić taką strukturę dzięki podziałowi pracowników na grupy ze względu na funkcje i kompetencje.

 

Wiele form zatrudnienia. Zdarza się, że część zespołu zatrudniona jest na umowy cywilno-prawne, a część to pracownicy etatowi na pełen etat lub na jego część.  Narzędzie  powinno uwzględniać taki podział poprzez “tryby zatrudnienia” przypisane do pracowników. Dzięki trybom zatrudnienia można łatwo określać reguły prawa pracy i potrzeby pracodawców przypisane do poszczególnych kategorii pracowników.

 

Raportowanie. Wydruki raportów są koniecznością z punktu widzenia zarówno kierowników jak i działu kadr. W szczególności  listy obecności i miesięczne podsumowania przepracowanych godzin na potrzeby rozliczeń. System do planowania grafików poprzez moduł administracyjny daje możliwość łatwego generowania raportów gotowych do wydruku. Część wydruków, jak raport osobisty pracownika czy karta urlopowa, jest także dostępna z poziomu panelu pracownika.

 

 

Wymiana informacji z pracownikami. Jednym z problemów związanych z układaniem grafików jest wymiana informacji z pracownikami: przekazywanie próśb urlopowych i zgłaszanie nieobecności, przekazywanie preferencji,  dalej dystrybucję gotowych grafików i powiadomienia grupowe adresowane do całego zespołu lub części pracowników. Skuteczny system pozwala na łatwą komunikację pracownika z przełożonym, a kierownikom i kadrowym  daje możliwość łatwej i szybkiej publikacji grafików czy komunikatów.

 

Reguły prawa pracy. Spełnianie reguł prawa pracy jest koniecznością przy układaniu grafików pracy, a kompletny grafik zwykle musi być dodatkowo weryfikowany przez dział kadr. Dzięki automatycznemu weryfikatorowi reguł prawa pracy, system zapewnia spełnienie reguł przy układaniu automatycznym i pozwala także na weryfikację grafików przy układaniu ręcznym.

 

Podsumowanie

Układanie grafików pracy nie musi być kłopotliwe ani czasochłonne. Szereg typowych problemów można sprawnie rozwiązać dzięki automatycznemu narzędziu do grafikowania. 

 

Wpis powstał przy współpracy z eplanist.com          eplanist.com

 

6 branż w których warto zastosować oprogramowanie CC?

8.09.2017|Manitu sprawdził
Lista przykładowych branż w których wprowadzenie dedykowanego oprogramowania CC będzie strzałem w dziesiątkę.

4 aspekty skutecznego systemu do telemarketingu

17.07.2017|Manitu wie
Podstawowe aspekty oprogramowania call center, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu do telemarketingu.

Dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie Call/Contact Center?

26.04.2017|Manitu rekomenduje
Przedstawiamy najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu Call/Contact Center w firmie.

8 kluczowych wskaźników dla efektywnej obsługi klienta

20.03.2017|Manitu sprawdził
Jak znaleźć idealny dla siebie zestaw KPI’s?

Kompetencje telemarketera kluczem do sukcesu

7.02.2017|Manitu doradza
Manitu sprawdził jakie cechy i umiejętności powinien posiadać telemarketer.

Efektywna komunikacja w sprzedaży

11.01.2017|Manitu rekomenduje
Jak przedstawić klientowi swój produkt lub usługę językiem korzyści?

Komunikacja wideo w biznesie

2.01.2017|Manitu sprawdził
Czyli jak skutecznie wykorzystać technologię tele i wideokonferencji w organizacji spotkań biznesowych.

Kiedy warto wdrożyć rozwiązania Contact Center?

9.12.2016|Manitu czuwa
Krótki poradnik na temat kiedy i dlaczego warto wdrożyć system Contact Center w firmie.

Układanie grafików pracy call-center może być szybkie i łatwe

12.10.2016|Manitu radzi
Czyli jak szybko i bezpiecznie uporać się z kłopotliwym planowaniem pracy?

Jak dostosować ochronę danych osobowych w firmie do nowego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego?

9.10.2016|Manitu sprawdził
Od 25 maja 2018 roku rozporządzenie ma być bezpośrednio stosowane również przez Polskę.