Układanie grafików pracy call-center może być szybkie i łatwe
17705
post-template-default,single,single-post,postid-17705,single-format-standard,cookies-not-set,extensive-vc-1.7.7,ajax_fade,page_not_loaded,,side_area_uncovered_from_content,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-16.7,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.6,vc_responsive,evc-predefined-style
 

Układanie grafików pracy call-center może być szybkie i łatwe

Układanie grafików pracy call-center może być szybkie i łatwe

 

Układanie grafików pracy jest zadaniem pochłaniającym comiesięcznie cenny czas kierowników, kadrowych call-center. Poza czasochłonnością, zadanie grafikowania wiąże się także ze sporą odpowiedzialnością: błędy w grafikach mogą skutkować niewydolnym działaniem firmy prowadzącym do strat finansowych, a w przypadku pracowników etatowych konsekwencją pomyłek mogą być kary nałożone przez Państwową Inspekcję Pracy.

 

Jak szybko i bezpiecznie uporać się z kłopotliwym planowaniem pracy? Polecamy korzystanie z profesjonalnych systemów do planowania grafików, dzięki którym skutecznie i bezbłędnie można ułożyć grafik.

 

Automatyczne układanie grafików. Kluczową funkcją systemów, jest automat układający grafiki uwzględniając wymaganą frekwencję pracowników na zmianach, plany urlopowe, prawo pracy, preferencje pracowników, dodatkowe wymagania kierowników i pracodawcy. Dzięki automatowi mamy gwarancję poprawnego uwzględnienia wymagań grafikowych i oszczędzamy czas poświęcany na planowanie.

 

Realizacja grafików. Grafik pracy w trakcie miesiąca wymaga aktualizacji, po to, żeby uwzględnić zdarzenia losowe jak choroba pracownika czy nieplanowane zwiększenie natężenia obsługiwanych połączeń. Narzędzie pozwala w łatwy sposób nanosić korekty na grafik w trakcie jego realizacji i automatycznie udostępniać zmiany pracownikom. System zachowuje też grafik pierwotny i pozwala, dzięki funkcji budowania kolejnych wersji  tworzyć dowolną liczbę grafików roboczych (nieoficjalnych) i publikować wybrane grafiki pracownikom.grafik_pracy_call_center_sposob

 

Obsługa rotacji pracowników. Do charakterystyki pracy call-center należy niewątpliwie duża rotacja pracowników, w związku z tym, system do grafikowania powinien pozwolić na szybkie i łatwe wprowadzanie zmian kadrowych przy jednoczesnym zachowaniu grafików archiwalnych. System zachowuje grafiki byłych pracowników na potrzeby kontroli oraz zapewnia łatwość wprowadzania nowych pracowników, dzięki czemu rotacja jest prosta w obsłudze.

ukladanie_grafikow_pracy_call_center

Wymagane kompetencje na zmianach. Częstą potrzebą call-center jest zapewnienie na zmianie odpowiedniej kombinacji pracowników z różnymi kompetencjami. Przykładem może być liczebność obsady front-office w stosunku do back-office, lub wymaganie minimalnej liczby doświadczonych specjalistów w stosunku do stażystów. Ponadto każdy pracownik może posiadać kilka kompetencji np. do obsługi zarówno front jak i back-office, ale ze zróżnicowanym doświadczeniem na tych stanowiskach. System do planowania grafików musi uwzględnić taką strukturę dzięki podziałowi pracowników na grupy ze względu na funkcje i kompetencje.

 

Wiele form zatrudnienia. Zdarza się, że część zespołu zatrudniona jest na umowy cywilno-prawne, a część to pracownicy etatowi na pełen etat lub na jego część.  Narzędzie  powinno uwzględniać taki podział poprzez “tryby zatrudnienia” przypisane do pracowników. Dzięki trybom zatrudnienia można łatwo określać reguły prawa pracy i potrzeby pracodawców przypisane do poszczególnych kategorii pracowników.

 

Raportowanie. Wydruki raportów są koniecznością z punktu widzenia zarówno kierowników jak i działu kadr. W szczególności  listy obecności i miesięczne podsumowania przepracowanych godzin na potrzeby rozliczeń. System do planowania grafików poprzez moduł administracyjny daje możliwość łatwego generowania raportów gotowych do wydruku. Część wydruków, jak raport osobisty pracownika czy karta urlopowa, jest także dostępna z poziomu panelu pracownika.

grafik_pracownikow_call_center

Wymiana informacji z pracownikami. Jednym z problemów związanych z układaniem grafików jest wymiana informacji z pracownikami: przekazywanie próśb urlopowych i zgłaszanie nieobecności, przekazywanie preferencji,  dalej dystrybucję gotowych grafików i powiadomienia grupowe adresowane do całego zespołu lub części pracowników. Skuteczny system pozwala na łatwą komunikację pracownika z przełożonym, a kierownikom i kadrowym  daje możliwość łatwej i szybkiej publikacji grafików czy komunikatów.

 

Reguły prawa pracy. Spełnianie reguł prawa pracy jest koniecznością przy układaniu grafików pracy, a kompletny grafik zwykle musi być dodatkowo weryfikowany przez dział kadr. Dzięki automatycznemu weryfikatorowi reguł prawa pracy, system zapewnia spełnienie reguł przy układaniu automatycznym i pozwala także na weryfikację grafików przy układaniu ręcznym.

 

Podsumowanie

Układanie grafików pracy nie musi być kłopotliwe ani czasochłonne. Szereg typowych problemów można sprawnie rozwiązać dzięki automatycznemu narzędziu do grafikowania.

 

Wpis powstał przy współpracy z eplanist.com    eplanist.com



Dlaczego z wirtualnej centrali 3CX korzysta tak wiele światowych firm?

Dlaczego z wirtualnej centrali 3CX korzysta tak wiele światowych firm?

Wirtualna centrala 3CX codziennie wspiera zarządzanie połączeniami w przedsiębiorstwach na całym świecie. Działa na zasadzie maszyny, która scala nie tylko...
Czytaj więcej
Komunikacja z klientem bez dodatkowych inwestycji

Komunikacja z klientem bez dodatkowych inwestycji

Komunikacja jest kluczem do sprawnego działania firmy, która musi prowadzić dialog  ze swoimi pracownikami, sprzedawcami, inwestorami, a zwłaszcza klientami. Według...
Czytaj więcej
5 najważniejszych zasad budowania pozytywnego doświadczenia klienta

5 najważniejszych zasad budowania pozytywnego doświadczenia klienta

Co to jest doświadczenie klienta? Customer Experience (CX), czyli doświadczenie klienta to postrzeganie przez klientów, jak Twoja firma ich traktuje....
Czytaj więcej
5 korzyści wirtualnej centrali VoIP w biznesie

5 korzyści wirtualnej centrali VoIP w biznesie

Wirtualna centrala voip lub wirtualna centrala telefoniczna w chmurze jak sama nazwa wskazuje jest oparta na technologii voip. VoIP to...
Czytaj więcej
5 wskazówek jak obniżyć koszty contact center, bez wpływu na jakość obsługi

5 wskazówek jak obniżyć koszty contact center, bez wpływu na jakość obsługi

Contact center, ze względu na duże zaangażowanie zasobów ludzkich, stanowiących najwyższy odsetek kosztów działalności operacyjnej, generuje dla przedsiębiorstwa duże koszty....
Czytaj więcej
Dlaczego powinieneś obsługiwać klientów w mediach społecznościowych?

Dlaczego powinieneś obsługiwać klientów w mediach społecznościowych?

Media społecznościowe to niezwykle ważne, a może i najważniejsze narzędzie obsługi klienta w dzisiejszych czasach. Pozwalają na dotarcie tam, gdzie...
Czytaj więcej
Jak wykorzystać marketing automation w działaniach marketingowych?

Jak wykorzystać marketing automation w działaniach marketingowych?

Marketing automation (MA) to specjalne oprogramowanie, umożliwiające zebranie danych na temat klientów, w celu zwiększenia efektywności sprzedaży.  Informacje są wykorzystywane do prowadzenia...
Czytaj więcej
Jak wybrać oprogramowanie call center?

Jak wybrać oprogramowanie call center?

Jak przygotować się do wyboru oprogramowania call center W każdej firmie nadchodzi taki czas, że z obecnym systemem do obsługi...
Czytaj więcej
Cold calling w B2B – poradnik dla menedżera

Cold calling w B2B – poradnik dla menedżera

Dla jednych to nachalność, dla innych to doskonały sposób na zdobycie klienta. Czy cold calling wiąże się z łamaniem zasad,...
Czytaj więcej
Jak skutecznie zaprojektować IVR/system zapowiedzi głosowych?

Jak skutecznie zaprojektować IVR/system zapowiedzi głosowych?

Jak skutecznie zaprojektować IVR - system zapowiedzi głosowych?  Pomimo, że IVR (z ang. Interactive Voice Response) jest jednym z najstarszych...
Czytaj więcej