Układanie grafików pracy jest zadaniem pochłaniającym comiesięcznie cenny czas kierowników, kadrowych call center. Poza czasochłonnością, zadanie układania grafiku, wiąże się także ze sporą odpowiedzialnością. Błędy w grafikach mogą skutkować niewydolnym działaniem firmy prowadzącym do strat finansowych. W przypadku pracowników etatowych konsekwencją pomyłek mogą być kary nałożone przez Państwową Inspekcję Pracy.
Jak szybko i bezpiecznie uporać się z kłopotliwym planowaniem pracy? Polecamy korzystanie z profesjonalnych systemów do planowania grafików, dzięki którym skutecznie i bezbłędnie można ułożyć grafik.
Automatyczne układanie grafików
Kluczową funkcją systemów, jest automat układający grafiki uwzględniając wymaganą frekwencję pracowników na zmianach.
Ważna jest również automatyzacja planów urlopowych, prawa pracy, preferencje pracowników, dodatkowe wymagania kierowników i pracodawcy. Dzięki automatowi mamy gwarancję poprawnego uwzględnienia wymagań grafikowych i oszczędzamy czas poświęcany na planowanie.
Realizacja grafików
Grafik pracy w trakcie miesiąca wymaga aktualizacji, po to, żeby uwzględnić zdarzenia losowe jak choroba pracownika czy nieplanowane zwiększenie natężenia obsługiwanych połączeń. Narzędzie pozwala w łatwy sposób nanosić korekty na grafik w trakcie jego realizacji i automatycznie udostępniać zmiany pracownikom. System zachowuje też grafik pierwotny i pozwala, dzięki funkcji budowania kolejnych wersji tworzyć dowolną liczbę grafików roboczych (nieoficjalnych) i publikować wybrane grafiki pracownikom.
Obsługa rotacji pracowników
Do charakterystyki pracy call-center należy niewątpliwie duża rotacja pracowników, w związku z tym, system do grafikowania powinien pozwolić na szybkie i łatwe wprowadzanie zmian kadrowych przy jednoczesnym zachowaniu grafików archiwalnych. System zachowuje grafiki byłych pracowników na potrzeby kontroli oraz zapewnia łatwość wprowadzania nowych pracowników, dzięki czemu rotacja jest prosta w obsłudze.
Wymagane kompetencje na zmianach
Częstą potrzebą call center jest zapewnienie na zmianie odpowiedniej kombinacji pracowników z różnymi kompetencjami. Przykładem może być liczebność obsady front-office w stosunku do back-office, lub wymaganie minimalnej liczby doświadczonych specjalistów w stosunku do stażystów.
Ponadto każdy pracownik może posiadać kilka kompetencji np. do obsługi zarówno front jak i back-office, ale ze zróżnicowanym doświadczeniem na tych stanowiskach. System do planowania grafików musi uwzględnić taką strukturę dzięki podziałowi pracowników na grupy ze względu na funkcje i kompetencje.
Wiele form zatrudnienia
Zdarza się, że część zespołu zatrudniona jest na umowy cywilno-prawne, a część to pracownicy etatowi na pełen etat lub na jego część. Narzędzie powinno uwzględniać taki podział poprzez “tryby zatrudnienia” przypisane do pracowników. Dzięki trybom zatrudnienia można łatwo określać reguły prawa pracy i potrzeby pracodawców przypisane do poszczególnych kategorii pracowników.
Zobacz jak skutecznie zarządzać zespołem contact center!
Raportowanie
Wydruki raportów są koniecznością z punktu widzenia zarówno kierowników jak i działu kadr. W szczególności listy obecności i miesięczne podsumowania przepracowanych godzin na potrzeby rozliczeń. System do planowania grafików poprzez moduł administracyjny daje możliwość łatwego generowania raportów gotowych do wydruku. Część wydruków, jak raport osobisty pracownika czy karta urlopowa, jest także dostępna z poziomu panelu pracownika.
Wymiana informacji z pracownikami
- przekazywanie próśb urlopowych i zgłaszanie nieobecności,
- przekazywanie preferencji,
- dystrybucja gotowych grafików i powiadomienia grupowe adresowane do całego zespołu lub części pracowników.
Skuteczny system pozwala na łatwą komunikację pracownika z przełożonym, a kierownikom i kadrowym. Daje możliwość łatwej i szybkiej publikacji grafików czy komunikatów.
Reguły prawa pracy
Spełnianie reguł prawa pracy jest koniecznością przy układaniu grafików pracy. Kompletny grafik zwykle musi być dodatkowo weryfikowany przez dział kadr. Dzięki automatycznemu weryfikatorowi reguł prawa pracy, system zapewnia spełnienie reguł przy układaniu automatycznym. Pozwala także na weryfikację grafików przy układaniu ręcznym.
Układanie grafików pracy nie musi być kłopotliwe ani czasochłonne. Szereg typowych problemów można sprawnie rozwiązać dzięki automatycznemu narzędziu do grafikowania.
