Co to jest workflow diagram?
To inaczej diagram przepływu pracy (nazywany również przepływem pracy) zapewnia graficzny przegląd procesu biznesowego. Korzystając ze standardowych symboli i kształtów, przepływ pracy pokazuje krok po kroku, jak dane zadanie/ticket/zgłoszenie jest wykonywane czy realizowane od początku do końca. Pokazuje również, kto jest odpowiedzialny za pracę na konkretnym etapie procesu. Projektowanie przepływu pracy obejmuje najpierw przeprowadzenie dokładnej analizy przepływu pracy, która może ujawnić potencjalne słabości. Analiza przepływu pracy może pomóc w zdefiniowaniu, standaryzacji i identyfikacji krytycznych obszarów procesu.
Przepływy pracy są również przydatne, aby pomóc pracownikom zrozumieć ich role i kolejność wykonywania pracy oraz stworzyć większą jedność w różnych działach. Wywodzące się z branży produkcyjnej przepływy pracy są obecnie wykorzystywane przez różne branże — od administracji rządowej przez finanse po handel — i są łatwiejsze do tworzenia niż kiedykolwiek.
Jakie branże mogą używać diagramu przepływu pracy?
Chociaż diagramy przepływu pracy pochodzą z branży produkcyjnej, istnieje wiele innych branż, które odniosą znaczne z przepływu pracy. Oto kilka przykładów:
- Medycyna: szpital może użyć diagramu przepływu pracy, aby zobrazować kroki podjęte podczas wizyty w izbie przyjęć.
- Służby mundurowe: diagramy przepływu, mogą przedstawiać kroki podjęte podczas wdrażania danej operacji.
- Finanse: od przetwarzania płatności po inkasa i kolejne etapy zakupu. Diagramy przepływu pracy mogą być przydatnym narzędziem do dokumentowania wszystkich procesów.
- Edukacja: Jednym z przykładów jest użycie diagramów przepływu pracy, aby pokazać kroki, które student uniwersytetu podejmuje, aby się zapisać na uczelnię, czyli cały proces rekrutacji.
- E-commerce: Diagram przepływu pracy może pokazać proces, przez który przechodzi klient, od zamówienia do otrzymania produktu końcowego.
Przepływ pracy zapewnia wizualną reprezentację całego procesu, co pomaga nie tylko dokładniej go zrozumieć, ale także wskazać potencjalne problemy lub wąskie gardła, zanim się pojawią. Są również przydatne, jeśli próbujesz śledzić metryki dla procesu, ulepszać proces przez eliminację nieefektywności lub zautomatyzować proces ręczny. Przepływy pracy są również przydatne dla pracowników, aby zrozumieć ich konkretne role i ich relacje z innymi działami, co może prowadzić do lepszej komunikacji i większej integracji.
Identyfikuj obszary, które można poprawić
Gdzie można wykorzystać diagramy przepływu pracy?
- W procesie doskonalenia
Mapowanie procesu na diagramie przepływu pracy, pomaga wyprzedzić potencjalne błędy i opóźnienia oraz utratę produktywności.
- W procesach śledzenia
Oprócz analizy samego procesu, możesz połączyć swój diagram przepływu pracy z oprogramowaniem, które ma możliwości śledzenia procesów w czasie rzeczywistym. Pomoże to śledzić terminy, przenoszenie ról, ponowne przydzielanie zadań i nie tylko.
- W zwalczaniu shadow IT i wiedzy plemiennej
Shadow IT to ogólny termin używany do opisania programów, z których członkowie zespołu korzystają w pracy, bez wiedzy informatycznej. Stanowi to poważne zagrożenie bezpieczeństwa, ponieważ ponad 40% wydatków na IT pochodzi obecnie z zewnątrz IT!
Korzystając ze schematu przepływu pracy i stosując wytyczne dotyczące procesu za pośrednictwem odpowiedniej platformy, możesz mieć pewność, że nikt w Twoim zespole nie korzysta z alternatywnego narzędzia programowego.
Na przykład, gdy używasz platformy/systemu, w którym możesz stworzyć zautomatyzowany proces, nie musisz się martwić, że pracownicy np. działu HR przechowują informacje na nieautoryzowanych platformach. Dodatkowo, jeśli wszystkie działy korzystają z tej samej platformy do przepływów pracy, możesz zaoszczędzić dużo pieniędzy na rozwiązaniach jednopunktowych.
Wiedza plemienna ma miejsce wtedy, gdy nie ma ustalonych wytycznych dotyczących transferu wiedzy – kiedy nowy pracownik wkracza, nie wie co robić, ponieważ ten, który wcześniej wykonał zadanie, nie przekazał swojej wiedzy. Kiedy diagram przepływu pracy jasno wyjaśnia, jak przebiega proces, nowi pracownicy mogą się z nim zapoznać i wszystko dobrze zrozumieć.
Składniki workflow diagram
Każdy diagram przepływu pracy składa się z trzech kluczowych elementów — danych wejściowych, procesów i wyników.
- Etap wejściowy zbiera wszystkie istotne dane i surowe informacje potrzebne do przemieszczenia elementu przez przepływ pracy.
- Etap procesu dekoduje informacje, steruje danymi i uruchamia akcję, aby doprowadzić do pożądanego rezultatu.
- Stan wyjściowy przedstawia dane odbiorcy końcowemu do prześledzenia i zamknięcia.
5 kroków do stworzenia workflow diagram
Krok 1: Zdefiniowanie celu
Pierwszym krokiem jest określenie celu tworzenia diagramów, które pomaga w zebraniu niezbędnych informacji wymaganych do zdefiniowania przepływu pracy. Ponadto ustal punkty początkowe i końcowe procesu i zaplanuj dokładny przebieg procesu, który chcesz wdrożyć.
Krok 2: Zbierz odpowiednie dane
Współpracuj z różnymi pracownikami i zespołami, aby zgromadzić jak najwięcej informacji. Pomaga to w zmapowaniu listy czynności, które należy wykonać na każdym kroku i zaprojektowaniu odpowiedniego schematu dla przepływów pracy. Ten krok pomaga również zrozumieć oś czasu i potencjalne wąskie gardła oraz zagłębić się w zakres ulepszeń.
Krok 3: Zaprojektuj przepływ pracy
Po ustaleniu wykonalnej struktury możesz odpowiednio wizualizować i projektować swoje przepływy pracy. Wybierz metodę, która najlepiej sprawdzi się w Twoim zespole i organizacji, aby osiągnąć pożądane rezultaty. Następnie ustal odpowiednie narzędzie do tworzenia diagramów przepływu pracy (najlepiej to z intuicyjnym interfejsem użytkownika i funkcją „przeciągnij i upuść”), które wesprze Cię w zakresie tworzenia diagramów.
Krok 4: Przeanalizuj luki i ulepszenia
Teraz, po zaprojektowaniu przepływu pracy, następnym krokiem jest szybkie określenie wąskich gardeł procesu i opracowanie rozwiązań w celu ich wyeliminowania. Analiza przepływu pracy pomaga w zrozumieniu, czy procesy są dostosowane do realizacji założonych celów. Ten krok mierzy również wydajność zaprojektowanych przepływów pracy przez krótki okres czasu i sugeruje zakres ulepszeń.
Krok 5: Optymalizacja przepływu pracy
Na podstawie analizy przepływu pracy można znaleźć punkty styku, w których zoptymalizujesz przepływ pracy. Zaplanuj elementy działań i przejrzyj je z zespołem i odbiorcami oraz wprowadź zmiany. Zapewnia to efektywny diagram przepływu pracy i płynny przebieg procesu.
Może Cię zainteresować:
6 procesów workflow, które pomogą usprawnić obsługę klienta w firmie
Workflow w contact center dla niewtajemniczonych
