Kluczowym wyzwaniem dla firm jest zapewnienie sprawnej komunikacji pomiędzy pracownikami i klientami. Która technologia centralowa jest w stanie to zapewnić?
Wyzwania współczesnego biznesu w obszarze komunikacji
Obecne przepisy dają możliwość założenia firmy nawet bez wychodzenia z domu. Jednak samo jej prowadzenie wiąże się z wieloma wyzwaniami. Pandemia koronawirusa w dużym stopniu podniosła poprzeczkę i stworzyła nowe bariery, z którymi dziś zmagają się przedsiębiorcy. Szczególną trudnością w takich warunkach jest zapewnienie bezproblemowej komunikacji. Jej wewnętrzna, jak i zewnętrzna warstwa musi funkcjonować należycie.
Nie ułatwia tego często występująca złożoność struktury oraz praca w systemie rozproszonym. Skuteczna komunikacja w biznesie musi opierać się na sprawnie funkcjonujących wirtualnych technologiach. Na rynku dostępne jest wiele tego typu rozwiązań, co nie ułatwia wyboru. Ostateczną decyzję warto podjąć po zapoznaniu się z możliwościami nowoczesnych systemów telekomunikacyjnych. Właściwie dobrana i dopasowana do indywidualnych potrzeb sieć firmowa usprawni komunikację na wszystkich frontach działalności.
Jakie są potrzeby firm w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej?
Rozwój systemów telefonii pokazuje jak bardzo zmieniły się zasady rządzące komunikacją zbiorową. Większość z nas pamięta jeszcze aparaty telefoniczne stojące na biurku połączone przewodami do gniazdek sieciowych. W obecnych warunkach centrala analogowa przestała być wydajna. Dostęp do identyfikacji numeru, poczty głosowej, blokady połączeń czy przekierowań to kropla w morzu potrzeb współczesnych organizacji.
W zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oczekuje się dodatkowych funkcjonalności. Wśród nich najczęściej wymienia się możliwość odbierania wielu połączeń jednocześnie, ich kolejkowanie czy tworzenie automatycznej obsługi klienta. Współczesny biznes oczekuje dużej wydajności występującej w parze z wysokim poziomem zabezpieczeń przy jak najniższych kosztach. Odpowiedzią na te potrzeby są nowoczesne wirtualne centrale telefoniczne.
To za ich sprawą coraz więcej przedsiębiorstw usprawnia swoją wewnętrzną komunikację, jak i tę prowadzoną z klientami czy partnerami biznesowymi. Wygodne i coraz bardziej niezawodne systemy telekomunikacyjne zajmują coraz ważniejszą pozycję w codziennym życiu współczesnych firm.
Systemy telefonii wczoraj a dziś – tradycyjna centrala czy VOIP?
Centrale telefoniczne można podzielić na dwie grupy – analogową oraz wirtualną. Pierwsza z nich to wszystkim dobrze znana linia, w której połączenia odbywają się fizycznie za pomocą kabli i telefonów. Zarządza nią operator telekomunikacji, od którego uzależniona jest jej jakość oraz koszty usługi. Należy też pamiętać o koszcie zakupu sprzętu, jak i jego późniejszego serwisowania. Centrala analogowa posiada dostęp do podstawowych funkcji. Z kolei zaawansowane nie zawsze są możliwe lub wymagają sporych inwestycji. Więcej możliwości oferuje wirtualna centrala telefoniczna.
W tym przypadku połączenia odbywają się za pomocą Internetu. VOIP cechuje przede wszystkim duża mobilność, gdyż numer jest przypisany do konta użytkownika, a nie do linii telefonicznej. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest bardziej ekonomicznym wariantem od swojego tradycyjnego odpowiednika. Jej założenie nie łączy się z wysokimi kosztami.
Wymagana jest instalacja aplikacji, która obsłuży smartfony, komputery czy tablety. Telefonia internetowa zawiera wiele innowacyjnych funkcjonalności przydatnych w prowadzeniu contact center. Pozwala na przekierowywanie połączeń do wolnych konsultantów. Możliwa jest też konfiguracja schematu IVR oraz odbywanie wideokonferencji czy nagrywanie rozmów np. w celu kontrolowania ich przebiegu.
Postaw na rozwój z wirtualną centralą telefoniczną!
Który rodzaj systemu telekomunikacyjnego wybrać? Coraz rzadziej wybór pada na centralę analogową. Technologia VOIP ma zdecydowanie więcej zalet. To mniejsze koszty, dodatkowe funkcje i zabezpieczenia, a przede wszystkim daje możliwość pracy zdalnej. W firmie, niezależnie od branży, ważne jest, aby wykonywać połączenia sprawnie. Zwiększona elastyczność, którą gwarantuje VOIP ułatwi pracę niejednej osobie oraz usprawni kontakt z klientami.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotny jest minimalny stopień sformalizowania umowy, którą można wypowiedzieć w każdej chwili. We współczesnym biznesie bardziej cenione są centrale wirtualne, które w przeszłości były zarezerwowane tylko dla dużych korporacji. Aktualnie koszty tego typu rozwiązań są na tak niskim poziomie, że stały się osiągalne nawet dla mikroprzedsiębiorstw. Tym samym w łatwy sposób można podnieść prestiż swojej firmy i niezawodność obsługi klienta.
